Politique de confidentialité

La société OSLAW, société par actions simplifiée au capital de 1.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d'Aix-en-Provence sous le numéro 108 951 351 et dont le siège social est établi Le Patio Cézanne, 520 avenue Henri Mauriat, 13100 Aix-en-Provence (ci-après « OSLAW »), édite et exploite le site internet accessible à l'adresse https://www.oslaw.legal (ci-après le « Site »), au moyen duquel elle présente le logiciel métier destiné aux professionnels du droit dont elle concède l'usage sous la forme d'un service applicatif en ligne.

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer toute personne qui navigue sur le Site, y renseigne un formulaire ou s'adresse à OSLAW par son intermédiaire (ci-après l'« Utilisateur ») de la manière dont ses données à caractère personnel sont collectées et traitées, ainsi que des droits dont elle dispose. Elle est établie en application des articles 12, 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « Loi Informatique et Libertés »).

Elle complète les mentions légales et les conditions générales d'utilisation du Site, auxquelles l'Utilisateur est invité à se reporter, sans s'y substituer. En cas de contradiction, la présente politique prévaut pour tout ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.

La présente politique régit les seuls traitements mis en œuvre à l'occasion de la consultation du Site et des échanges qu'il permet d'engager avec OSLAW, à savoir la navigation, la mesure de l'audience, la candidature au programme de bêta privée, les demandes de contact et l'envoi d'informations sur le service.

Elle ne régit pas les traitements réalisés au sein de l'application OSLAW, à laquelle les cabinets et professionnels du droit accèdent après souscription. Les données que ces derniers y déposent, singulièrement celles qui se rapportent à leurs propres clients et à leurs dossiers, sont traitées par OSLAW en qualité de sous-traitant, pour le compte et sur instruction du cabinet qui en demeure responsable du traitement. Les conditions de ce traitement, la localisation des données, la liste des sous-traitants ultérieurs et les mesures de sécurité applicables sont définies par les conditions générales de services et par l'accord de sous-traitance conclu en application de l'article 28 du RGPD, documents qui prévalent, dans leur domaine, sur la présente politique.

De la même manière, la présente politique ne s'applique pas aux sites tiers vers lesquels le Site peut renvoyer par un lien hypertexte, chacun d'eux demeurant régi par sa propre politique de confidentialité.

OSLAW est responsable des traitements décrits par la présente politique, au sens de l'article 4, 7) du RGPD.

Toute question relative à la protection des données et toute demande tendant à l'exercice des droits énoncés à l'article 10 peuvent être adressées :

• à Monsieur Joachim Wathelet, intervenant en qualité de DPO, par courriel à l'adresse dpo@oslaw.legal ;
• au responsable de traitement par courriel à l'adresse admin@oslaw.legal ; ou
• par courrier postal à OSLAW, Le Patio Cézanne, 520 avenue Henri Mauriat, 13100 Aix-en-Provence.

3.1 — Navigation sur le Site

La simple consultation du Site n'exige de l'Utilisateur aucune inscription ni communication d'information le concernant. Elle donne toutefois lieu, comme pour tout site internet, à l'enregistrement de données techniques par les serveurs de l'hébergeur, telles que l'adresse IP, la date et l'heure de la requête, la page demandée, le type de navigateur et le système d'exploitation. Ces données sont traitées aux fins d'assurer la mise à disposition, la sécurité et le bon fonctionnement du Site, sur le fondement de l'intérêt légitime d'OSLAW à protéger son système d'information et à en garantir la disponibilité, au sens de l'article 6, 1, f) du RGPD.

Avec l'accord de l'Utilisateur, le Site mesure son audience au moyen de Google Analytics. Cet outil compte les visites, les pages consultées, la provenance des visiteurs et certaines actions, comme l'ouverture d'une question ou l'envoi d'un formulaire. Il dépose des cookies dans le terminal de l'Utilisateur.

Cette mesure a une seule finalité : comprendre l'usage du Site pour l'améliorer. Elle repose sur le consentement de l'Utilisateur (article 6.1.a du RGPD). Sans ce consentement, aucun script de Google n'est chargé et aucune donnée ne lui est transmise.

Les statistiques ne servent ni à la publicité ni au profilage. Les fonctions publicitaires de Google Analytics sont désactivées. Google Analytics 4 n'enregistre pas l'adresse IP complète de l'Utilisateur.

3.2 — Candidature au programme de bêta privée

La simple consultation du Site n'exige de l'Utilisateur aucune inscription ni communication d'information le concernant. Elle donne toutefois lieu, comme pour tout site internet, à l'enregistrement de données techniques par les serveurs de l'hébergeur, telles que l'adresse IP, la date et l'heure de la requête, la page demandée, le type de navigateur et le système d'exploitation. Ces données sont traitées aux fins d'assurer la mise à disposition, la sécurité et le bon fonctionnement du Site, sur le fondement de l'intérêt légitime d'OSLAW à protéger son système d'information et à en garantir la disponibilité, au sens de l'article 6, 1, f) du RGPD.

Le Site recourt en outre à un outil de mesure d'audience qui ne dépose aucun cookie et ne génère aucun identifiant persistant, l'adresse IP et l'agent utilisateur étant transformés par une fonction de hachage assortie d'une clé de salage renouvelée chaque jour, de telle sorte qu'aucun visiteur ne peut être suivi d'un jour sur l'autre. Les statistiques ainsi produites, strictement agrégées, ont pour seule finalité de mesurer la fréquentation du Site et d'en améliorer l'ergonomie et le contenu. Ce traitement repose sur l'intérêt légitime d'OSLAW à connaître l'audience de son Site.

3.3 — Demande de contact

Le formulaire intitulé « Contactez-nous » permet à l'Utilisateur d'adresser une question relative au service, à ses tarifs ou à la reprise de ses dossiers. Y sont collectés ses prénom et nom, son adresse de courrier électronique, son numéro de téléphone et le message qu'il rédige.

Ces données sont traitées afin de répondre à la demande et d'en assurer le suivi, sur le fondement de l'intérêt légitime d'OSLAW à donner suite aux sollicitations qui lui sont adressées, voire, lorsque la demande porte sur une souscription envisagée, sur l'exécution de mesures précontractuelles.

L'Utilisateur est invité à ne pas faire figurer dans le champ de message d'informations couvertes par le secret professionnel, ni de données se rapportant à ses propres clients ou à leurs dossiers, ni de données relevant des catégories particulières énumérées à l'article 9 du RGPD. Ces informations ne sont ni nécessaires ni sollicitées et seront, si elles sont transmises, supprimées.

3.4 — Information sur le service et prospection

Les coordonnées professionnelles recueillies au moyen des formulaires peuvent être utilisées pour adresser à l'Utilisateur, à son adresse professionnelle, des informations relatives au service, à ses évolutions et aux publications d'OSLAW, ainsi que des sollicitations commerciales portant sur une offre en rapport avec sa profession.

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime d'OSLAW à promouvoir une solution destinée aux professionnels du droit et s'exerce dans les conditions prévues à l'article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques, qui autorise la prospection directe d'une personne physique en sa qualité de professionnel, au moyen de ses coordonnées professionnelles, dès lors que le message porte sur un objet en rapport avec la profession de son destinataire. Lorsque l'Utilisateur a par ailleurs souscrit à la lettre d'information au moyen de la case prévue à cet effet, le traitement repose sur son consentement, au sens de l'article 6, 1, a) du RGPD.

Chaque message comporte un moyen simple et gratuit de s'opposer à toute réception ultérieure. L'Utilisateur peut également exercer ce droit à tout moment dans les conditions énoncées à l'article 10, sans que cette opposition n'affecte le traitement de sa demande ou de sa candidature.

3.5 — Consultation du blog et des ressources

La consultation des articles publiés dans l'espace « Ressources » n'implique aucune collecte distincte de celles décrites au 3.1 ci-dessus. Le Site ne comporte ni espace de commentaire, ni bouton de partage renvoyant à un réseau social, ni contenu vidéo intégré émanant d'un tiers.

Dans les formulaires du Site, les informations dont la fourniture conditionne la prise en compte de la demande sont celles qui permettent d'identifier l'Utilisateur et de lui répondre, à savoir ses nom et prénom et son adresse de courrier électronique. Les autres informations sont facultatives : leur communication ne fait qu'améliorer la pertinence de la réponse apportée, leur omission ne prive l'Utilisateur d'aucun droit et n'entraîne, en elle-même, aucune conséquence.

La souscription à la lettre d'information et l'acceptation de recevoir des informations commerciales sont facultatives et n'ont jamais pour effet de conditionner l'examen d'une candidature ou le traitement d'une demande.

Les données collectées sont destinées aux personnes habilitées d'OSLAW chargées de la relation commerciale, de l'animation du programme de bêta privée et de l'administration du Site, dans la limite de ce que requiert l'accomplissement de leurs missions respectives.

Elles sont également susceptibles d'être communiquées aux prestataires techniques auxquels OSLAW recourt en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD, chacun n'intervenant que sur instruction d'OSLAW :

Aucune donnée n'est cédée, louée ni échangée à des fins commerciales. Les données peuvent enfin être communiquées à toute autorité administrative ou judiciaire habilitée qui en formulerait la demande dans les conditions prévues par la loi, ainsi qu'aux conseils d'OSLAW pour la défense de ses droits.

Les données sont en principe conservées et traitées au sein de l'Union européenne. Certains prestataires techniques d'OSLAW recourent toutefois à des infrastructures ou à des sociétés affiliées établies en dehors de l'Espace économique européen, singulièrement aux États-Unis d'Amérique.

De tels transferts n'interviennent que vers des destinataires établis dans un pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, en particulier la décision d'exécution du 10 juillet 2023 constatant le niveau adéquat de protection assuré par le cadre de protection des données UE–États-Unis, ou, à défaut, sur le fondement des clauses contractuelles types adoptées par la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021, complétées des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires appropriées.

Les données de mesure d'audience peuvent être transférées aux États-Unis, vers Google LLC. Google LLC est certifiée au titre du cadre de protection des données UE et États-Unis (Data Privacy Framework). Ce transfert repose donc sur la décision d'adéquation du 10 juillet 2023. Il n'a lieu que si l'Utilisateur a accepté la mesure d'audience.

Les données confiées à Supabase, Inc. sont stockées en Irlande. Supabase, Inc. est toutefois une société établie aux États-Unis. Un accès depuis ce pays ne peut donc être exclu, par exemple pour l'assistance technique. Ce transfert possible repose sur les clauses contractuelles types adoptées par la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne, intégrées à l'accord de traitement des données de Supabase.

L'Utilisateur peut obtenir communication des garanties applicables en écrivant à l'adresse indiquée à l'article 2.

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis, le cas échéant, archivées pendant la durée des prescriptions applicables avant d'être supprimées ou anonymisées.

La durée de trois ans applicable aux prospects est celle que retient la Commission nationale de l'informatique et des libertés dans son référentiel relatif aux traitements mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales, adopté par la délibération n° 2021-131 du 23 septembre 2021.

Conformément à l'article 82 de la Loi Informatique et Libertés, toute opération tendant à accéder à des informations déjà stockées dans le terminal de l'Utilisateur ou à y inscrire des informations est subordonnée au consentement préalable de celui-ci, à moins qu'elle n'ait pour finalité exclusive de permettre ou de faciliter la communication par voie électronique ou qu'elle ne soit strictement nécessaire à la fourniture d'un service de communication en ligne expressément demandé.

Le Site dépose les traceurs suivants. Aucun n'est publicitaire. Aucun ne provient d'un réseau social.

Google Analytics n'est chargé qu'après l'accord de l'Utilisateur. Le bandeau propose trois choix : « Accepter », « Refuser » et « Personnaliser ». Refuser est aussi simple qu'accepter. Le choix est conservé six mois, refus compris. À l'expiration de ce délai, le bandeau est présenté de nouveau.

Les polices de caractères du Site sont hébergées sur ses propres serveurs. Leur affichage ne transmet aucune donnée à un tiers.

L'Utilisateur peut retirer son consentement à tout moment, aussi simplement qu'il l'a donné. Il lui suffit d'utiliser le lien « Gérer les cookies », en pied de chaque page. Le retrait arrête aussitôt la mesure et efface les cookies de Google Analytics. Il ne remet pas en cause les mesures faites avant le retrait. L'Utilisateur peut aussi supprimer les cookies depuis les réglages de son navigateur. Le bandeau réapparaîtra alors à sa visite suivante.

OSLAW met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données, au regard de l'état de l'art, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données et des risques encourus, conformément à l'article 32 du RGPD. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des communications entre le terminal de l'Utilisateur et le Site, la limitation des accès aux seules personnes habilitées, la journalisation des accès aux outils d'administration et la sélection de prestataires présentant des garanties suffisantes.

OSLAW rappelle qu'aucun système d'information ne peut, en l'état des connaissances techniques, être tenu pour absolument inviolable, et que les obligations qui précèdent constituent des obligations de moyens renforcés.

Conformément au RGPD relatif à la protection des données à caractère personnel, l'Utilisateur dispose d'un certain nombre de droits concernant ses informations personnelles, et notamment :

• Droit d'accès : l'Utilisateur a le droit de demander l'accès aux données personnelles qu'OSLAW détient le concernant et d'en obtenir une copie. Pour faire droit à sa demande, OSLAW demandera à l'Utilisateur de prouver son identité.
• Droit de rectification : si l'Utilisateur constate que certaines des données qu'OSLAW détient à son sujet sont inexactes ou obsolètes, l'Utilisateur peut contacter OSLAW pour en demander la rectification.
• Droit de suppression : l'Utilisateur a le droit de demander que ses données soient supprimées des systèmes d'OSLAW. Sauf si OSLAW a un motif légitime de continuer à les traiter ou à les conserver, OSLAW fera son possible pour accéder à sa demande.
• Droit de portabilité des données : dans certaines conditions, l'Utilisateur a le droit de recevoir toutes les données personnelles qu'il a fournies à OSLAW dans un format structuré, et également d'exiger qu'OSLAW les transmette à un autre contrôleur si ceci est techniquement faisable.
• Droit de limitation du traitement : l'Utilisateur a le droit d'apporter des restrictions à un traitement de ses données s'il conteste l'exactitude de ses données personnelles, jusqu'à ce qu'OSLAW ait accompli les démarches suffisantes pour corriger ou confirmer leur exactitude ; si OSLAW n'a plus besoin de ses données personnelles aux fins du traitement, mais que l'Utilisateur a besoin de ces données pour intenter, faire valoir ou se défendre contre des demandes en justice ; ou s'il s'est opposé au traitement en se fondant sur des motifs liés à ses intérêts légitimes, en attendant de vérifier si les motifs légitimes d'OSLAW sont impérieux pour poursuivre le traitement et priment sur ces intérêts.
• Droit de s'opposer au traitement en invoquant des intérêts légitimes.
• Droit de retirer son consentement à tout moment. Par exemple, si l'Utilisateur refuse de recevoir des communications de marketing électronique qu'il recevait auparavant, il peut modifier les paramètres dans son espace client, utiliser le lien « se désinscrire » fourni dans les e-mails ou contacter OSLAW directement.

L'Utilisateur peut les exercer en contactant le responsable de traitement ou le DPO désigné par OSLAW :

• Par voie postale : OSLAW — 520, Avenue Henri Mauriat — AIX-EN-PROVENCE (13100)
• Par courriel (responsable de traitement) : admin@oslaw.legal
• Par courriel (DPO) : dpo@oslaw.legal

En cas de refus ou d'absence de réponse de OSLAW dans un délai de TRENTE (30) jours suivant la réception de la demande formulée, l'Utilisateur est également informé qu'il dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, soit :

• Via l'URL suivante www.cnil.fr ;
• Via courrier postal (3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 PARIS CEDEX 07).

Les traitements décrits par la présente politique ne comportent aucune prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à l'égard de l'Utilisateur ou l'affectant de manière significative, au sens de l'article 22 du RGPD. Les candidatures au programme de bêta privée sont examinées par les équipes d'OSLAW. Aucune donnée collectée par le Site n'est utilisée pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.

Le Site s'adresse exclusivement aux professionnels du droit et aux personnes agissant dans un cadre professionnel. OSLAW ne collecte pas sciemment de données se rapportant à des mineurs. Si une telle collecte était portée à sa connaissance, les données correspondantes seraient supprimées sans délai.

OSLAW peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution du Site, de ses traitements ou du cadre légal et réglementaire applicable. La version en vigueur est celle publiée sur le Site, dont la date de dernière mise à jour figure en tête. Toute modification substantielle des finalités ou des destinataires fera l'objet d'une information spécifique de l'Utilisateur avant sa prise d'effet, lorsque celle-ci est requise.

La présente politique est régie par le droit français. Les litiges relatifs à son application, à son exécution ou à son interprétation relèvent de la compétence des juridictions françaises désignées par les règles du code de procédure civile.